Salesforce導入日記～9日目～

月の末日（2017年10月31日）になりました。
これまでにしてきたSalesforceのカスタマイズや、データの入力が威力を発揮します。
そう、全世界のビジネスマンを恐怖に陥れる、レポート！！

レポートを自動で作成できるのですが、
ある程度の期間や量のデータがあってこそ、レポートの真の価値がわかります。

この記事では、どんなレポートを定義したか、レポート機能を使うとどんなことがいいのかを解説していきます。

導入9日目

今日やったこと

レポートを活用する

学習塾事業をしているのですが、レポートをいくつか定義しています。
例えば、今月の自習室利用状況レポート。
自習室利用を記録しているレコードから、

• 利用日
• 開始時刻
• 終了時刻
• 教室長メッセージ
• 受講生名
• 受講生ID

の項目をレポートします。サマリー形式や、マトリックス形式で、利用日を週ごと、あるいは月ごとにします。

これを、受講生レコードの詳細画面に、レポートグラフをページレイアウトから追加します。

こうすることによって、受講生レコードの詳細画面から、特定の受講生の学習の記録のみを出力するレポートへアクセスできます。

生徒の保護者さんの観点からは、生徒の迎えをしているなら、塾から出る時間は推測できるのですが、学校が終わってから何時に塾に行ったのだろうか、ということを確認するすべはありません。

保護者の方へのレポートを、保護者の方からお電話や、あるいは来校してもらったときに口頭でのみ伝達できる、ということをすると、一見、なんのシステムも使っていないし、手間が発生しないように思えます。

しかし、厳密に何月何日の何曜日には来ていない、とか、何時台にきたのが何日間あって、休んだ日はいつで、などの細かな情報は時の経過とともに忘れてしまうものです。

生徒の数が増えたとき、ひとりひとりのことをすべて記憶するのは困難です。

そこで、レポートを作成して月末に保護者の方に報告をする、ということでお子さんの学習についての安心を提供しています。

また、このレポート業務は、教室の責任者だけがやるべきな属人性の高いものではなく、レポートの定義さえできていれば誰でもが行えるようになっているべきだと考えます。

このようなレポート作業に時間を取られ、レポートや報告をしたという表面的な達成感、充実感で仕事をすると、実は事業を成長させるための発想をしたり、施策をとったりという時間が阻害されることになります。

ほかにも、たくさんのレポートを作成しています。

• 媒体別お問い合わせ件数
• 媒体別入塾件数
• 一人当たりの月額受講料単価
• 期間別体験入塾提供件数
• 期間別入塾件数

などなど。

こうしてレポートを定義することで、前の期間よりも事業の指標を成長させよう、という取り組みができるようになります。

また、事業を測定すべき指標ごとにわけることで、

事業に参画しているメンバーに、この指標の改善を君のミッションとしますよ、ということを伝えることができるのです。

事業責任者が、売上や顧客数、といった観点で目標を設定されたとしたら、

その守備範囲は膨大になってしまい、業務を分割することが困難になります。

それにより、難易度の低い業務さえ、事業責任者がやらないとならなくなります。

すると、事業を成長させられないことや、後進を育成できない、

事業責任者の離職にともない、事業運営に大きな影響が出る、

といったマイナスの成長要因を内包するようになります。

というわけで、レポートはとても大事なのと、

そこから、業務を属人化させないようにすることはとても大事、というお話でした。

今月が、学習塾事業を始めた初月だったのですが、

月次での主要数値が得られたので、来月は、今月よりもよい数字を出せることが目標になります。

来月もがんばるぞ！