Salesforce導入日記～6日目～

Salesforceを導入するぞ！

Salesforceの導入をしました。
Salesforce活用自慢チャンピオン大会に出場したり、Salesforceのイベントの管理者向け基調講演でお話ししたりと、Salesforceのことが大好きだし、標準機能を徹底的に活用しまくりたいという属性のシステム管理者をしています。そんな私がプログラミングスクールを創業したのですが、事業が大きくなる前にこそ、Salesforceが必要だと思い、１ライセンスの導入を決意しました。

Salesforceを究極に使うことで、自社はとんでもなく成長するはずだ！と信じてやまない人が導入したらどうなるのか。導入してどんなことをしたのか、ということを包み隠さず残していきたい、という思いから、連載でお届けしたいと思います。

導入6日目

今日やったこと

受講オブジェクトを作成

うちは、学習塾のビジネスモデルなので、カスタムオブジェクトで受講生というオブジェクトを作成していました。

どの受講生が、いつ受講したのか、これまでに何回受講したのか、などを管理するため、

受講オブジェクトというカスタムオブジェクトを作成して、受講生オブジェクトと参照関係を構築しました。

ここで、参照関係にしたのは、受講生の所有権を持つユーザと、受講を管理したユーザが別になるだろうと想像したからです。

もし主従関係で定義していたら、受講生の担任と、毎回の受講を見た講師、の所有権が一致しないとならない、という強い制約がかかってしまいます。

受講オブジェクトの主な項目はこんな感じです。

受講生氏名（参照関係）

開始日時（日時）

終了日時（日時）

日付（数式、日付）

　DATEVALUE(開始日時)

受講区分（選択リスト）

　通常受講

　振替

　欠席

　その他

などです。

このカスタムオブジェクトを定義することで、

受講生がいつ来たか、誰が担当したか、どのようなことを学んでいったか、などがわかるようになります。

受講レポートの作成

受講レコードを登録したら、レポートを作成しました。

レポートタイプを、「受講生が関連する受講」としています。

こうすることによって、後で実装する、受講生レコードの詳細画面で、受講生IDを特定したレポートを自動的に表示させられるようになります。

レポートをクリックして、新規レポート＞受講生が関連する受講　作成

表示する項目は、

受講生氏名

区分

日付

としました。

マトリックス形式に形式を変更して、

集計の上の部分には日付を、期間を「週」としました。

集計の左の部分には区分を設定しました。

詳細を非表示としてレコードの個数だけを集計値として求めています。

グラフを追加して、横軸に日付、縦軸にレコードの数を表示することで、

週ごとの受講数がわかるようになります。

この受講数が多ければ多いほど、サービスを提供できていたり、受講生との接点がたくさん持てるようになっていることを測定できるようになりました。

受講生レコード詳細画面にグラフを追加

受講生オブジェクトから、特定の受講生のデータを参照すると、

先ほど作成したレポートのデータから、参照している受講生のデータのみを表示したグラフを表示することができます。

ページレイアウトを編集するから、グラフを追加して、先ほど作成したグラフを表示します。すると、受講生レコードのIDが、表示しているデータと一致するもののみグラフにすることができるようになります。

ここまでの感想

新しい事業が始まったばかりですが、データの管理や集計が少しずつ、全自動でできる領域が増えてきました。

業務全体をまずは付箋で定義してみました。

その付箋に対して、業務要件や、インプット、アウトプット、運用ルールを書き足してシステム要件の定義を行っています。

事業開始当初から、人に依存しない業務体制やツールができそう。

受講生の数も順調に増えてきているので、

早く、もっと効率的に管理して守りを固めないと、

守りのツールを作る工数が作れなくなるという悪循環に陥りそうで怖い。

頑張る。